中国工場との商談を引き継いでほしい―途中から貿易支援を依頼する場合の進め方
自社で中国工場を探して商談を始めたものの、仕様確認、価格交渉、発注、検品、物流の段階で専門的な支援が必要になることがあります。進行中の案件を途中から引き継ぐ際に、どの資料を確認し、どこから実務を整理するのかを説明します。
中国工場との取引は、最初から貿易会社へ依頼しなければならないわけではありません。現在はインターネットや展示会を通じて、日本企業が自社で中国工場を見つけ、直接商談を始めることも一般的です。一方、商談が具体化するにつれて「この先の進め方が分からない」「工場との話がまとまらない」「輸入方法だけ手伝ってほしい」という相談が出てきます。
HONG KONG JCBO LIMITEDでは、このような進行中案件についても、現在までの経緯を確認したうえで途中から支援することができます。
■ 最初にこれまでの商談内容を整理する
途中から案件へ入る場合、最初に確認するのは現在までに何が決まっているかです。工場見積、商品仕様、図面、サンプル、チャット履歴、発注書、支払状況などを確認します。
すべてのメッセージを翻訳し直す必要はありません。価格、数量、仕様、納期、支払、梱包、貿易条件など、取引上重要な合意事項を抽出します。そして「確定済み」「未確認」「双方の認識が異なる可能性がある」というように整理します。
■ 工場との関係を一度リセットしない
お客様がすでに数週間、数か月と工場担当者と商談している場合、その関係や過去のやり取りも重要です。当社が途中から参加するからといって、すべてを最初からやり直す必要はありません。
既存の条件を尊重しながら、不足している部分だけを追加確認します。例えば価格と仕様は決定済みで、物流だけ未定なら、箱数、重量、容積、工場所在地、貿易条件を取得して輸送手配へ進みます。
■ 中国語の細かな確認を支援する
OEMでは、「この部分だけ2mm変更したい」「サンプルと同じ塗装にしてほしい」「この部品は別梱包にしてほしい」など細かな指示が増えます。重要な変更については中国語で工場へ具体的に伝え、写真や図面を使って確認します。
ただし通訳するだけでは十分でない場合があります。工場から「できる」と回答があっても、価格、納期、量産仕様へ変更が反映されているかまで確認する必要があります。
■ 発注済み案件でも物流を組み直せる場合がある
すでに商品を発注していて国際物流だけ決まっていない場合には、工場所在地、完成予定日、梱包情報を確認してフォワーダーと輸送方法を検討します。複数工場の商品をまとめたい場合には、中国国内での集約方法も検討します。
一方、輸入規制や必要書類に関係する商品では、製造後では対応が難しいこともあるため、可能な限り早い段階で通関担当者等へ商品情報を提示します。
■ トラブルになっている場合は事実関係から整理する
納期遅延や仕様違いがすでに発生している案件では、最初に責任論から入るのではなく、発注内容と現在の状態を比較します。どの仕様をいつ承認したのか、工場は何を約束したのか、現在何個完成しているのかなどを確認し、対応可能な選択肢を整理します。
当社では、中国工場探しからすべてを依頼する案件だけでなく、「工場は決まっている」「サンプルまで完成している」「製造は終わったので輸入だけ依頼したい」といった途中段階からの相談にも対応します。現在持っている見積書、商品資料、工場とのやり取りなどをご提示いただければ、まず案件の現在地を確認し、次に何をすべきかを整理します。