中国工場との契約は何を決めるべきか｜発注前に残したい条件と証拠

中国工場との取引でトラブルになったとき、「担当者とは話していた」という説明だけでは問題を解決できないことがあります。重要なのは、誰と、どの商品を、どの仕様で、いくらで、いつまでに製造し、問題が起きた場合にどう処理するかを記録として残すことです。

最低限確認したいのは契約当事者です。見積を出した会社、契約書に記載される会社、請求書を発行する会社、送金先、実際の製造工場が一致しているか確認します。別会社になる場合は関係を説明してもらいます。特に送金直前に「別会社の口座へ振り込んでほしい」と変更された場合は、メールだけで判断せず担当者へ再確認することが重要です。

製品については商品名だけで契約せず、図面番号、仕様書番号、材質、寸法、色、数量、梱包などを契約やPurchase Orderと結び付けます。例えば「木製テーブル100台」だけでは、木材の種類、塗装、サイズ、天板厚、脚の構造などについて後から認識違いが発生します。仕様書を別紙として添付し「この仕様書に基づいて製造する」と明確にする方が実務的です。

納期も「30日」ではなく、何を起点とした30日なのか確認します。着手金入金日、最終図面承認日、材料確定日など、工場と発注者で起算日が違うことがあります。また、完成予定日と船積予定日は同じではありません。完成後に検品、修正、梱包、コンテナ予約、中国側通関が必要になるため、納品日から逆算した工程表を作ります。

品質条件では、検品基準と不良発生時の処理方法を決めます。修理、再製造、次回注文からの値引き、返金など、商品の性質によって現実的な対応は異なります。大型家具のように日本から中国へ返品すると輸送費が高額になる商品では、日本国内で補修する場合の費用負担も事前に考えておくべきです。

支払条件についても、着手金、残金、検品との関係を明確にします。残金を全額支払った後に検品するより、出荷前検品を支払条件に組み込んだ方が修正交渉を行いやすくなります。

さらにOEM商品では金型やデザインの所有権、秘密保持、第三者への販売禁止なども必要に応じて取り決めます。ただし契約書を作ればトラブルがなくなるわけではありません。実務では、契約書、仕様書、発注書、承認サンプル、検品記録を一つの案件資料として管理することが重要です。契約は相手を疑うためではなく、双方が同じ条件を理解して取引するための基準書と考えるとよいでしょう。