中国工場との契約で「話したはず」を防ぐ―発注書に残すべき条件

中国工場との商談では、WeChatなどを使って短時間で価格や仕様を相談できることが大きな利点です。しかし取引が進むほど、「前に話した」「その意味ではなかった」という認識違いがトラブルの原因になります。担当者との関係が良好であっても、重要条件は必ず文章で残してください。

最初に固定するのは商品仕様です。商品名だけでなく、型番、図面番号、寸法、材質、色、表面処理、数量、付属品、梱包方法などを特定します。図面を変更した場合は改訂番号や日付を付け、どの図面が最新版なのかを明確にします。古い図面で量産される事故は、資料管理だけでもかなり防ぐことができます。

価格については単価と通貨だけでなく、EXW、FOB、CIFなどの貿易条件と指定場所を記載します。例えばFOBであればFOB Shanghaiのように港を明確にします。金型費、サンプル費、梱包費などが別料金なら、それも分けて記載してもらいます。

支払条件では、前金と残金の割合だけでなく、残金をいつ支払うのかが重要です。「出荷前」という言葉でも、検品前、検品合格後、コンテナ積込後では意味が異なります。量産品の品質を確認したい場合は、検品と残金支払いの順番を契約時に合意します。

納期も「30日」の一言で終わらせないようにします。前金着金から30日なのか、サンプル承認から30日なのか、材料確定から30日なのかを確認します。また工場完成日と中国港からの出港日は違います。検品、修正、梱包、中国国内輸送、輸出通関の時間も必要です。

品質については、何を不良と判断するか、検品方法、不良発生時の対応方法を決めます。再製作、部品交換、修理、値引き、次回発注での補填など、商品の性質によって現実的な方法を相談します。工場が材料や部品を変更する場合には、発注者の事前承認を必要とする条件も重要です。

契約書だけですべてのリスクを防げるわけではありません。実務では契約書、Purchase Order、見積書、図面、承認サンプル、検品報告、チャット履歴、送金記録を一つの案件として保存します。トラブル時には感情的な主張より、どの資料のどの条件と違うのかを具体的に示す方が解決につながります。中国工場との交渉では、信頼関係と記録管理の両方を持つことが重要です。