初めて中国から輸入する会社が発注前に作るべき「1枚の案件表」

初めて中国から商品を輸入するお客様へ私たちがまずおすすめしたいのは、難しい貿易用語をすべて覚えることではありません。一つの案件について必要な情報を1枚にまとめることです。

中国輸入では、工場とのチャット、見積書、物流会社のメール、通関業者からの質問、日本の納品先情報などが別々に存在します。これを担当者の頭の中だけで管理すると、「工場には伝えたが物流会社には伝えていない」という確認漏れが起きます。

案件表の最初には商品名、商品番号、写真、用途を書きます。次に工場名、工場住所、担当者、契約会社、送金先を記録します。製造工場と契約会社が違う場合には、その関係も書いておきます。

商品欄には数量、主要寸法、材質、色、仕様書番号、サンプル承認日を入れます。OEMなら最新版図面の版番号も記載します。これだけで「どの仕様を発注したのか」が分かります。

価格欄には単価、通貨、MOQ、金型費、サンプル費、梱包費、貿易条件を書きます。EXWなのかFOBなのかCIFなのかを明確にし、指定場所も記録します。

物流欄では梱包数、総重量、総CBM、出発港、到着港、FCL・LCL・航空便などの輸送方法、フォワーダーを書きます。日本側の納品場所と希望納品日も同じ表へ入れます。

通関欄には日本側HSコード候補、関税率確認、輸入関係他法令の確認状況、必要書類を書きます。中国側HSコードとは別欄にしておくと混同しにくくなります。

支払欄には着手金、残金、送金日、通貨、残金支払い条件を記録します。「出荷前検品合格後に残金」と決めているなら、その条件も明記します。

最後に工程表を付けます。仕様確定、着手金、生産開始、中間確認、完成、検品、残金、集荷、船積み、日本到着、通関、納品という日付を並べます。遅れた工程があれば、その後の日程へどの程度影響するかすぐ分かります。

法律や規制が関係する商品については、税関や所管官庁など確認した情報源と確認日も残します。制度は変更される可能性があるため、過去の案件表をそのままコピーせず再確認します。

この1枚があれば、工場へ質問するときも物流会社へ見積を取るときも必要情報をすぐ出せます。担当者が変わっても案件を引き継ぎやすくなります。

中国貿易は複雑に見えますが、実際には「商品」「工場」「価格」「品質」「物流」「通関」「支払い」「納期」を順番につなげる仕事です。最初からすべてを完璧に理解する必要はありません。まず案件情報を一か所に集め、分からない項目を一つずつ工場、物流会社、通関業者へ確認して埋めていくことが、失敗を減らす最も実務的な方法です。